Schreibtraining Besprechungen gelten vielen als Zeitfresser. Aber es ist nicht so, wenn sie gut geregelt und strukturiert, organisiert durchgeführt werden. Der Organisator / Veranstalter sollte / braucht nur die folgenden Regeln einhalten, damit eine erfolgreiche Besprechung stattfindet. Erstens, die Tagesordnung muss rechtzeitig verschickt werden. Es muss eine genaue Zeitplanung erstellt werden. Außerdem muss ein Zeitpuffer für Unvorhergesehenes eingeplant werden. Es ist wichtig, dass während der Besprechung diese Zeitplanung eingehalten wird. Alle Unterlagen / Vorträge müssen vorher bereitgestellt werden. Bei Bedarf müssen sie vor der Besprechung an die gezielt ausgewählten Mitarbeiter geschickt werden, sodass sie auf die Besprechung gut vorbereitet sein können. Um eine Entscheidung zu treffen, müssen meiner Meinung nach nur diejenigen Mitarbeiter, die wichtige Kenntnisse haben, eingeladen werden. Das ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Besprechung.
Die Besprechungen müssen vormittags anberaumt werden, wenn die Mitarbeiter Energie haben sollen. Und sie müssen auch pünktlich begonnen werden, auch wenn einzelne Teilnehmer noch fehlen. Außerdem müssen alle mobilen Telekommunikationsgeräte für die Dauer der Besprechung ausgeschaltet werden. Nicht zu vergessen: Bei längeren Besprechungen muss alle eineinhalb Stunden eine Pause eingelegt werden. Angenommen, dass die Besprechung auf Ablenkungen stößt / dass die Besprechung irgendwie abgelenkt wird, kann ein Moderator eingesetzt werden. In diesem Fall muss die Diskussion von ihm gelenkt werden. Vom Moderator müssen die Vielredner gestoppt werden, um (die) Zeitvergeudung zu vermeiden. Voraussetzung ist aber auch, dass die Ergebnisse und Arbeitsaufträge durch ein Protokoll festgehalten werden.